Dagsordener og referater

Referat 15. marts 2022

Referart bestyrelsesmøde 15/3-22

 

Tilstede: David, Søren, Anni

 

  1. Generalforsamlingen

-        Forslag er gennemgået og rettet til.

-        Der bedes om tilbagemelding omkring deltagelse i forhold til sandwich.

 

  1. Den nye sæson

-        Der samles op på diverse byggegodkendelser, godkendelser af samletanke, godkendelser af brændeovne, kvitteringer for brandforsikringspræmie 2022 m.m..

-        Pia have 7 har skaffet en opvaskemaskine til fælleshuset. Skal den indsættes?

-        Frank have 15 har en gammel båd, han vil donere til legepladsen

 

  1. Første åbningsdag 3. April

-        Morgenmad klokken 09:00 i fælleshus

-        Øl og vand klokken 11:00

-        Arbejdsplan:

-        - Borde og bænke sættes ud

-        - Luges ukrudt

-        - Evt. affald til genbrugspladsen

-        - Renovationsplads fejes

-        - Der skal bygges nye eltavler på et tidspunkt

-        - Der skal bygges nye opslagstavler

-        - Der skal bygges en frostfri kasse til afløbsmåleren

-        - Fjerne grene i Birkelunden

-        - Æbletræer skal klippes

-        - Gå fælleshække efter

-        - Klippe ned ved toilethustag samt vask udvendigt.

-        - Byg sandkasse à Frank har en gammel båd

-        - Net under tag til fælleshuset (Voliernet)

-        - Huller i parkeringsplads/vej

-        - Evt. oprensning af åen

 

  1. Påsætning af vand

-        Vandudvalget håber at kunne påsætte vandmålere 11. April (med forbehold for frost)

-        Systemet står med tryk i 3 dage derefter, bestyrelsen giver besked, når der må åbnes for vandet.

-        Målerne vil blive plomberet i år.

 

       Ref. David.

Referat 24. januar 2022

Dagsorden til bestyrelsesmøde

Dato: 24. januar 2022

Sted: Hos Anni

Tid:16.15

Til stede: Søren, Anni og David

 

1.  Godkendelse af dagsorden

-Dagsorden er godkendt.

 

2. Godkendelse af referat fra 28. juni 2021

-  Referat er blevet godkendt.

 

3. Nyt fra formand (meddelelser)

-  Der er intet at berette.

    a. Kreds

    - Mogens og Rie fra vurderingsudvalget er sendt på obligatorisk kursus.

 

4. Økonomi ved Anni

  1. Anni fremlagde årsregnskab 2021, dog ikke godkendt af revisorerne endnu.

-        Regnskabet er godkendt.

 

  1. Anni fremlagde oversigt over driftskonto 2021.

 

  1. Anni fremlagde budget.

-        Budget er godkendt.

 

  1. Kolonien har fået CVR nr. 42778168 (det var nødvendigt for at bevare domænenavnet

       på vores hjemmeside).

 

  1. Prisen på el stiger!!!! P.t. beregner vi 2,50 kr. pr. kw.

-        Der vil blive stille et forslag til generalforsamlingen som indebærer, at vi arbejder med flydende elpriser således at de følger markedet.

 

  1.  Der er efterhånden bod på rigtigt mange ting i foreningen her i blandt, for sen betaling, udeblivelse fællesarbejde, manglende rengøring af toilet o.s.v..

-        Det er drøn ærgerligt at vi skal have bod på alting, vi opfordrer som bestyrelse til at huske på at det er en forening vi alle sammen er medlem af og at vi alle løfter i folk.

 

 5. Fællesarbejde

  1. Der er udfærdiget plan for fællesarbejde, godkendt af bestyrelsen og udsendes straks.

-        Bestyrelsen har delt arbejdsdagene imellem sig.

 

  1. Vedr. Fællesarbejde/bod for udeblivelse.

-        Fremover skal man selv krydse sig af på listen for fællesarbejde, når man ankommer.

 

 6.  Generalforsamling

  1. dato/sted

-        5/4 Multihuset 18 - 22, der vil være sandwich, kaffe, øl og vand.

 

  1. indkaldelsesplan

-        Indkaldelsen sendes ud senest 30 dage før. Derefter er der mulighed for at fremsende forslag.

 

  1. Aktuelle forslag

      El til de haver der mangler.

-        Søren og Thomas laver en plan for el-arbejdet, der mangler 8 haver.

-        I forbindelse med gravearbejdet vil der også blive lavet stikprøver så vi kan få en fornemmelse af hvordan vores vandrør har det.

 

       Bestyrelsens forslag

-        Forslag om at hvert enkelt hus har en rottefælde.

 

7.  Henstilling af campingvogn, trailere på koloniens parkeringsplads

  1. Der skal gøres opmærksom på at det ikke er tilladt at have campingvogne eller trailers stående på koloniens område. Dette gælder også parkeringspladsen.

 

8. Evt.

  1. Facebook

-        Brug dette link for at komme ind i gruppen https://www.facebook.com/groups/275582264446050/

-        Husk at invitere andre medlemmer fra foreningen.

-        Det er os alle sammen der får gruppen til at leve.

  1. Værd at huske på

-        Vi skal være opmærksomme på uforudsete reparationer af vandrør mv. i forbindelse med gravearbejdet når der etableres el

 

 

13. Næste møde

- 28/2 klokken 16:30

 

 

 

 



Referat 28. juni 2021

 

Dagsorden til bestyrelsesmøde

Dato: 28/6-21                                          

Sted: Svendborg

Tid: 16:00

Til stede: Søren, Anni og David

 

1. Godkendelse af dagsorden.

- Godkendt

2. Godkendelse af referat fra sidste møde.

- Godkendt

3. Konstituering af bestyrelsen

- Bestyrelsen er konstitueret med næstformand David Enghuus have 23

4. Nyt fra formand (meddelelser)

    a. Kolonihaveforbundet

- Intet nyt fra forbundet.

    b. Kreds

- Søren formand har været til repræsentantskabsmøde. Der er et ønske fra kredsen om et kredsvuderingsudvalg, som bliver udpeget af kredsen. Bestående af vurderingsfolk fra både Nyborg og Svendborg. Planen er stadigvæk på tegnebrættet, men der indkaldes til ekstraordinært kredsrepræsentantskabsmøde.

5. Økonomi ved Anni

- Intet at bemærke

6. Byggegodkendelse af have 1b

- Planen er godkendt, husk der skal være min 2,5 m til skel målt fra udvendig tagrende.

7. Byggegodkendelse have 21

- Planen er godkendt, husk der skal være min 2,5 m til skal målt fra udvendig tagrende.

8. Opfølgning fra generalforsamling

- Den nye låge er på vej. I forbindelse med indvielse af lågen planlægges en hyggelig dag med lidt pølser på en grill og et rødt bånd, der skal klippes.

- El, der er indtil videre 3, der har et ønske om at blive tilsluttet el. Før vi går videre ville det være fint, om de resterende haver, der kunne ønske el, melder tilbage til bestyrelsen.

- Skrald

- Der er stadigvæk problemer med, at skraldespanden til restaffald bliver overfyldt. Budgettet, som blev besluttet på generalforsamlingen, giver ikke mulighed for at få større spande til restaffald. Der er dog en mulighed for at få egen spand i sin have til 975 kr. om året. Denne skal bestilles gennem foreningen, og man skal selv sørge for, at den bliver kørt op til tømning, når de andre spande skal tømmes.

9. Container til haveaffald

- Haveaffaldscontainerne bliver hurtigt fyldte, nu vi klipper hæk, vi ringer når de er fyldte og så tømmes de den førstkommende onsdag efter opkaldet. Vi må se, hvordan det kommer til at gå, eller om vi skal vende tilbage til den gamle ordning.

10. Vand

- Bestyrelsen tager kontakt til vandudvalget om mulig fejlsøgning. Vi er opmærksom på der stadigvæk mangler plomberinger, disse er bestilt.

11. Affald

- Se vedhæftede vejledning, dette kunne måske også være med til, at restaffaldscontaineren ikke bliver så hurtigt fyldt.

12. Rotter

- Vi er en forening tæt på både vand og skov, så rotter kan desværre godt forventes af og til. Vi håber I vil hjælpe hinanden med at være opmærksomme i dagligdagen. Så hvis I ser en rotte i naboens have, så sig det lige til naboen. Dette kan give mulighed for, at der bliver taget hånd om problemet i god tid. Meld gerne tilbage til bestyrelsen hvis I oplever problemer, så vi kan følge lidt med i omfanget. Vi håber, I vil støtte op om dette lille tiltag, da det kan være med til at skabe større gennemsigtighed i forhold til problemet.

14. Evt.

- intet til eventuelt

15. Næste møde

- aftales efter sommerferien.

Referat 12. maj 2021

 


Dato: 12. maj 2021

Sted: Hos Anni

Tid: kl. 16.15

Tilstede er formand Søren og kasserer Anni.

Afbud fra næstformand Susan.

 

  1. Godkendelse af dagsorden

Godkendt.

  1. Godkendelse af referat fra sidste møde 17. marts 2021

Godkendt.

  1. Meddelelser

Der er sendt orientering ud om, at præmien stiger på den kollektive forsikring.

Have 2 er overdraget fra far til datter Stine Astrup Madsen og Nicolai Astrup Madsen

Have 28 er solgt til Lise-Lotte Ringby og Gunnar Langemark

Havebedømmelse. Har du lyst til at melde din have til bedømmelse, kontakt Anni. Det sker nok også at bestyrelsen udpeger 2 haver.

Kolonihaveforbundet har en rigtig fin og oplysende hjemmeside. I logger ind med medlemsnummer og har I ikke selv tidligere givet en adgangskode så prøv med 5700 så får I mulighed for at lave jeres egen kode, hvis I ønsker. Medlemsnummer er bag på bladet når I får det, eller send Anni en mail eller sms og hun sender jeres medlemsnummer.

  1. Økonomi ved Anni  

Der fremlagdes bankudskrifter.

Foreningen har udlagt 11.725 kr. i forbindelse med præmiestigningen på forsikringen. Beløbet vil blive opkrævet hos havelejerne 1.1.2022 i forbindelse med opkrævning af haveleje m.v.

Anni bemærker, at der stadig er uvished med hensyn til prisen på affald.

Anni har dog en formodning om at resultatet bliver således:

Boligbidrag pr. havelejer 160 kr. årligt, hvilket beløb dækker betaling for afhentning af pap/papir og glas/metal, genbrugsstationer inkl. aflevering af farligt affald og storskrald.

Disse spande bliver tømt hver 4. uge.  Dog ingen tømning i perioden 1/10 til 31/3.

Restaffaldsgebyr er for afhentning af dagrenovation og madaffald. Restaffaldsgebyret er afhængigt af beholderstørrelsen og antal. Her betaler vi altså efter den størrelse spand og antal, vi beslutter os for at have til vores generalforsamling. Spørgsmålet bliver altså:

Hvilken størrelse spand har vi brug for til madaffald og hvilken har vi brug for til restaffald og hvor mange.  

PT står en 140 l spand på vores affaldsplads til 975 kr. årligt.

Skal vi have en 240 liter spand er prisen 1675 kr. årligt   - skal vi have 2 = det dobbelte.

Det er selvfølgelig noget der afgøres på vores generalforsamling under budgetgodkendelse.

Alt dette med forbehold – for gud det er en jungle at færdes i!!!

  1. Fællesarbejde

Bestyrelsen var rigtig glad for den gode stemning og den store indsats, der blev udøvet. Håber alle glæder sig over vores dejlige koloni.

  1. Byggeansøgning m.v.

Have 23´s udendørsbad er godkendt med nedgravet faskine og brug af miljøvenlige sæber.

Have 34 har meddelt, at han ønsker at udskifte tag- og vægbeklædning på sit hovedhus. Bestyrelsen har været på besigtigelse og godkendt udskiftning af tag-og vægbeklædning men der skal holdes samme bygningshøjde som nuværende hus. Den nuværende overdækkede terrasses inddragelse til bolig og eventuel yderligere udvidelse af hovedhus kan ikke godkendes af bestyrelsen, her skal ske ansøgning til Teknisk Forvaltning, Svendborg Kommune.

Bestyrelsen henstillede, at udhus påsat hovedhus ud mod Birkelunden bliver fjernet.

Bestyrelsen godkendte at den henstillede container forbliver i haven frem til 1. april 2022

Der foreligger nu godkendelse på nedgravet samletank i have 34.

  1. Måler afløbsafgift.

Vi er inde i en rigtig kedelig sag om vores afløbsafgiftsmåler til køkken/toilet ved fælleshus.

Det viser sig at Tved Vandværk har udleveret en forkert måler til vores autoriserede VVSmand. Den blev påmonteret, og vi har betalt herfor. Vi har haft Vand og Affald på besøg. De godkender ikke denne måler, og vi er blevet pålagt at påsætte en korrekt måler via vores autoriserede VVSmand og på vores egen regning. Det viser sig også, at der skal udskiftet diverse fittings da dimensionen ikke er ens.

Bestyrelsen er efter flere diskussioner med Vand og Affald nu af den mening, at vi bliver nødt til at få det gjort og desværre også betale herfor.

  1. Generalforsamling

Indkomne forslag og bestyrelsens forslag blev gennemgået og er klar til udsendelse.

Bestyrelsen har inviteret Morten El, som har lagt vores nuværende el. Han kommer til generalforsamlingen for at fortælle om vores el-kapacitet samt evt. tilslutning af de 7 haver, der mangler el. Der vil være rig mulighed for at stille spørgsmål. Det er nu vi skal have opklaret alt om vores el.

  1. Eventuelt

Enkelte har spurgt om, hvorvidt de har mulighed for at lave ”et ekstraarbejde”, idet de ikke har mulighed for at møde til nogle af deres fællesarbejder og heller ikke kan møde på andre fællesarbejder. Bestyrelsen fastholder den nuværende bestemmelse, som har været anvendt det seneste år overfor medlemmer i kolonien.

Fra individuelle bestemmelser: Udeblivelse fra fællesarbejde uden afbud og uden forslag om anden fællesarbejdsmødedato medfører en bod på kr.500. (2020)

  1. Næste møde

Fastlægges efter behov.

 

Søren formand                                                  Anni kasserer og referent d.d.

Referat 17. marts 2021

 

Bestyrelsesmøde d. 17. marts 2021 kl. 16:15.

Haveforeningen Byhaverne

 

 Walkendorffsvej 70

Til stede er: Formand Søren, kasserer Anni, næstformand/referent Susan

Dagsorden

1. Godkendelse af dagsorden.

2. Godkendelse af referat fra sidste møde (23. september 2020)

3. Nyt fra formand (meddelelser): a. Kolonihaveforbundet, b. Kreds (henvendelse fra kredsen vedr. kredskasser), c. Salg af haver –antal personer på  vores venteliste, d. El - tilkaldes en elmontør til ændring m.v. i målerskabe skal formanden orienteres herom forinden.

4. Økonomi ved kasserer Anni: a. Regnskab 2020, b. Budget 2021, herunder affaldsordning, container til haveaffald m.v., c. Forslag til fastsættelse af haveleje pr. 1.1.2021 (til generalforsamlingen), d. El - forslag om nedsættelse af elprisen (til generalforsamlingen), e. Vandspild på 33 m3 i 2020

5. Generalforsamling:  a. fastsættelse af dato, b. fastlæggelse af datoer for indkaldelse m.v., c. bestyrelsens forslag, d. allerede indkomne forslag

6.  Byggeansøgninger: a. have 23

7.  Fællesarbejde:28. marts 2021

8.  Fælleshus/toilet

9. Takster lagt på hjemmesiden

10. Næste møde

11) Eventuelt

 

Referat:

Ad 1) Dagsorden godkendt.

Ad 2) Referat godkendt.

Ad 3) Meddelelser:

    a. Kolonihaveforbundet: Intet nyt til referat.

    b. Kolonihavekredsen efterlyser en kasserer i Kredsen. Er der nogen der kunne være interesseret kontakt  

        Anni.

    c. Salg af haver: Der står 26 personer på venteliste.

    d. El: Tilkaldes en el-montør til ændring m.v. i målerskabe skal formanden orienteres herom forinden.

 Ad 4)     

     a. Regnskab 2020 bliver revideret inden kommende generalforsamling 2021.

     b. Budget 2021, herunder affaldsordning, container til haveaffald m.v. Bestyrelsen gennemgik budgettet

         for 2021.

     c. Forslag til fastsættelse af haveleje pr. 1.1.2021 (til generalforsamlingen): Forslag blev gennemgået.

     d. El - forslag om nedsættelse af elprisen (til generalforsamlingen): Forslaget blev gennemgået.

     e. Vandspild på 33 m3 i 2020: Bestyrelsen henstiller, at samtlige haver bliver plomberet, da der viste

         sig fortsat at være et stort vandspild i 2020 jævnfør i øvrigt beslutning herom på fællesmødet d.

         30-08-2020. Formanden taler med vandudvalget desangående.

     f. Anni fremlægger kontoudskrifter fra Arbejdernes Landsbank.

 

Ad 5) Fastsættelse af dato for generalforsamling 2021.

     a. Bestyrelsen foreslår, hvis muligt, at afholde generalforsamling søndag d. 30. maj 2021 i fælleshuset.

     b. Hvis det lykkedes at afholde generalforsamling d. 30. maj vil der blive indkaldt d. 25. april via     

         mail og forslag skal være formanden i hænde senest d. 8. maj 2021.

     c. Bestyrelsens forslag blev gennemgået herunder vil byggeregler blive opdateret efter Kommunens       

         afgørelse.

     d. Allerede indkomne forslag – Anni oplyste, at der er kommet et forslag.

 Ad 6) Byggeansøgninger: Have 23: Bestyrelsen kontakter ejeren for et møde.

 Ad 7)

 Fællesarbejde søndag d. 28. marts 2021 kl. 10 – 12 ifølge udsendte liste. Første fællesarbejde er 28.marts (forsamlingsforbuddet Det er forbudt at afholde og deltage i arrangementer, begivenheder, aktiviteter eller lignende, hvor der er flere end 5 personer til stede på samme sted samtidig. Der gælder dog et forsamlingsforbud på 25 personer for udendørs idræts- og forenings- aktiviteter i organiseret regi.)

 Ad 8) Fælleshus/toilet: Formanden taler med vandudvalget vedrørende åbning af vand/toilet.

 Ad 9) Takster er lagt på hjemmesiden www.byhaverne-svendborg

 Ad 10) Næste møde afholdes efter nærmere aftale.

 Ad 11) Eventuelt:

Susan i Have 29 meddeler, at hun udtræder af bestyrelsen i forbindelse med kommende salg af have 29 maj 2021.

 

VI HAR DET GODT På GLÆDELIGT GENSYN I KOMMENDE SÆSON

Referat 23. september 2020

REFERAT 23-09-2020:

Haveforeningen Byhaverne

Dato: onsdag, den 23. september

Sted: Fælleshuset

Tid: 16.00

Deltager: Søren, Anni, Susan

Referent: Susan

 

1.Godkendelse af dagsorden

2. Godkendelse af referat

3. Nyt fra formand (meddelelser)

    a. Kolonihaveforbundet:

    b. Kreds:

4. Økonomi ved Anni / Venteliste

5. Opfølgning efter afholdt fællesmøde: hækhøjde, legeplads.

6. Byggeregler

7.  Vandforbrug.

8.  Toilet.  

9.   Have 4 er opmålt og godkendt.

10. Fællesarbejde /Slut - luk koloni

11. Næste møde

12. Eventuelt – Generalforsamling 2020.

*

Ad 1) Godkendt.

Ad 2) Bestyrelsesreferat 21-08-2020 godkendt.

3) Nyt fra formanden:

  • Kolonihaveforbundet: Intet nyt.
  • Ella og Gert have 33 har fået ærespræmie. Bestyrelsen ønsker tillykke hermed. Præmiefest fastsat til søndag den 1. november kl. 11-14

Ad 4) Anni fremlagde kontoudskrift, 17 personer på venteliste.

Ad 5) Opfølgning på fællesmødet 30-08-2020:

  • Hækhøjde: Som opfølgning på fællesmødet 30-08-2020 har formanden talt med Rene ved Svendborg Kommunes Tekniske Forvaltning der oplyser, at kolonien skal følge hegnsloven med l80 cm max højde eller derunder, da der er en lokalplan, og når vores koloni har parcelhuskvarter som nabo. Det vil sige, at der ikke kan stilles forslag om højere hækhøjde end l80 cm.

Bestyrelsen henstiller påny,  at for høje hække bliver klippet/beskåret.

  • Bestyrelsen opfordrer børnefamilier til at mødes og lave oplæg til renovering/maling af legeplads. Interesserede kan henvende sig til Søren.

Ad 6) Følgende mail er modtaget fra Svendborg Kommune, Byg, Natur og Miljø:

"Det er til enhver tid Lokalplanens bestemmelser som er gældende, servitutten er derfor kun gældende for de punkter som lokalplanen ikke har bestemmelser om, og som ikke strider imod lokalplanens principper. Det vil derfor sige at hvert lod må max have en bebyggelse på 30 m2, og højden må max 3,5 m, jf. lokalplan nr. 99, §6.Ved bebyggelse forstås alt bebyggelse, det vil sige kolonihavehuse, skure, drivhuse, overdækket arealer m.m.

 

 Vi vedtog på vores generalforsamling i 2020 vores byggeregler. De skal ajourføres ved generalforsamlingen i 2021.

 

Ad 7) Sidste aflæsning af målere viste et vandspild på 3 m3.

Ad 8) Vand og Affald har telefonisk oplyst, at der er blevet opsat en forkert måler. Måleren blev udleveret fra Tved  Vandværk. Vand og affald har ikke ændret noget endnu!

Ad 9) Have 4 er opmålt og godkendt dog skal skuret fjernes senest 1. april 2021.

Ad 10) Evaluering af fællesarbejde, lukning kolonien 11-10-2020:

a)       Flot nyt skilt opsat, malet af Emil fra have 19. Redskabsskurets udhæng og vinduer malet, fælleshusets udvendige vinduer malet, desværre nåede vi ikke bagsiden af huset.

 

b)       Ved kommende fællesarbejde søndag d. 11-10-2020 kl. 9-12 henstilles til at alle holder afstand og fordeler sig både ude og inde. Der vil være kaffe og 1 styk smurt rundstykke til hver person – under hensyn til smitterisiko aflyses den traditionelle frokost – selvfølgelig er alle velkommen til at medbringe egen forplejning – som altid er der øl og vand.

Havemøbler sættes ind. Forhåbentlig bliver det muligt at få skiftet fælleshusets køkkenvinduer. Bede renses og evt. hække/hegn klippes.

Ad 11) Næste møde: Efter behov.

Ad 12) Generalforsamling 2021 - Anni undersøger dato i marts 2021 og booker Multihuset.

Der er mange rotter omkring det store træ på parkeringspladsen, Søren har ringet til kommunen, der vil tage aktion via rottefængeren. Bestyrelsen henstiller til, at der ikke fodres fugle, og at nedfaldne frugter samles op.

Referat fra bestyrelsemøde d. 21-08-2020 kl. 16:00.

Deltagere: Formand Søren Brøndum Hansen, kasserer Anni Siehr Petersen, næstformand /referent Susan Henneberg.

Sted: Fælleshuset - Referent: Susan

DAGSORDEN:

  1. 1.     Fælles arbejdsdag søndag d. 30. august 2020 kl. 10-12
  2. 2.     Fællesmøde søndag d. 30. august 2020 kl. 17:30

 

 

Ad 1)

Fællesarbejde søndag d. 30. august kl. 10-12:

  • 2 mand høj nedskæring bjørneklo
  • Opsætning nymalet skilt ”BYHAVERNE”
  • Klipning af hegn/hæk ned mod hovedlågen
  • Lugning fællesområde
  • Rengøring udvendigt skabsskabsskur/vindskede, vindue og trækant v. tag males hvid, lugning i fællesområde

Ad 2)

Fællesmøde søndag d. 30. august Kl. 17:30:  hvis vejret tillader tænder vi grill og dækker op, så vi er klar fra kl. 17:30, medbring egen forplejning + drikkevarer.

 

Der er umiddelbart ikke indkommet forslag til dagsorden – herfra nedenstående fra bestyrelsen:

  • Meddelelser fra formanden (byggesager, individuelle bestemmelser/hækhøjde, vandforbrug/plombering af bi-målere, toiletvand
  • Vandforbrug – plombering af bi-måler i hver enkelt have
  • Meddelelser fra toiletudvalget
  • Høje havelåger
  • Faste åbningstider havelåge ved hovedindgang – individuel bestemmelse?
  • Container til haveaffald
  • Legeplads/nye farver, sandkasse med låg
  • Udskiftning af udendørs opslagstavler

 

____________________

 

Referat fra bestyrelsemøde d. 15-07-2020 kl. 15:00.

Deltagere: Formand Søren Brøndum Hansen, kasserer Anni Siehr Petersen, næstformand /referent Susan Henneberg.

Sted: Fælleshuset - Referent: Susan

DAGSORDEN:

1.  Godkendelse af dagsorden.

2.  Nyt fra formand (meddelelser)

3.  Økonomi ved Anni

4.  Byggeansøgninger til godkendelse

      a. have 34 + el

      b. have 1b

      c. Have 11 - klagesag

5.  Evaluering af Sankt Hans fest

6.  Container - hvornår igen???

7.  Fællesarbejde

     a. Evaluering af fællesarbejde - hvad fik vi lavet?

     b. Næste fællearbejde 2. august

8.  Kolonihaveforbundets præmiering af haver

9.  Kloakering/toilet

10. Affaldsordning

11.Hækhøjde

12.Fællesmøde 30. august

13. Eventuelt

14.Næste møde

HAVEFORENINGEN BYHAVERNE

 

 

Ad 1)

Dagsorden godkendt

 

Ad 2)

Intet til referat.

 

Ad 3)

Anni fremlægger kontoudskrifter. De fleste havelejer er indgået pr. 1/7. Der er sendt el opkrævning ud til de haver, der har forbrug over 1000,- kr.

Der bliver indkøbt grus snarest – Anni bestiller. Formanden bemærkede, at der forsvinder mere grus end der bliver betalt for og opfordrer til at huske betaling for afhentning af grus enten via MobilePay til formand eller kontant til kassereren.

Vandforbrug fælleshus/toilet pr. 30/6-2020 opgjort til 3,658 m3.

 

 

Ad 4)

  1. Have 34 + El: Byggeansøgning på hus godkendes i henhold til tegning modtaget d. 23-06-2020 max. 50 m2. For så vidt angår container kan denne ikke godkendes som et skur da den samlede bebyggelse vil overstige 50 m2 i henhold til koloniens byggeregler, dog gives der tilladelse til, at den nuværende container bliver stående til og med 01-10-2021.

 

  1. Have 1B: Det godkendes, at der opføres et skur max 10 m2 og placeres 2,5 m fra skel.

 

  1. Have 11/ klagesag: Der forhandles fortsat med kommunen.

 

Ad 5)

  • Bestyrelsen takker for en fin fest og planlægning, vejret var perfekt, alle kunne være udendørs og de obligatoriske Corona regler kunne overholdes.

 

Ad 6)

  • Container nr. 2 bestilles til 1. august og står på parkeringspladsen i 14 dage.

 

Ad 7)

  • Fint fremmøde trods regn – meget blev nået.

 

Ad 8)

  • 2 haver er indstillet.

 

Ad 9)

  • Toiletudvalget følger rengøringsprocessen uge for uge – indtil d.d. står toilettet fint og rengjort. Til orientering er der som noget nyt opsat en tavle på toilettet, hvor vi beder de ansvarlige haver for rengøring notere dato for ugens 2 rengøringer. Skulle der være spørgsmål kontakt venligst en af os fra toiletudvalget.
  • På forhånd TAK fra toiletudvalget.

 

Ad 10)

  • Der er afholdt møde med projektleder Dorte Eg Auerbach fra Vand og Affald, Svendborg Kommune. Det pålægges at foreningen skal etablere et aflåst område på parkeringspladsen til sortering af affald i første ombæring med 4 spande. De økonomiske omkostninger med afhentning af affald har Svendborg Kommune endnu ikke. Etableringsomkostninger pålægges foreningen.

 

Ad 11)

  • Efter 1. august 2020 vil samtlige hække blive målt mod skel og vej/sti, hæk højde må ikke overstige 170 cm målt fra grusvej.

 

Ad 12)

  • Forslag til kommende fællesmøde SØNDAG d. 30. august kl. 17:30 , Fælleshuset skal indsendes til: annisiehr@hotmail.com senest d. 26. august 2020

 

Ad 13)

  • Intet til referat.

 

Ad 14)

  • Næste møde planlægges efter behov.

 

*********

 

 

 

 

 

 

 

Referat fra bestyrelsemøde d. 20-05-2020 kl. 16:00.

Deltagere: Formand Søren Brøndum Hansen, kasserer Anni Siehr Petersen, næstformand Susan Henneberg (Formanden bemærker, at suppleanter ikke er indkaldt, da det ikke er tilladt at forsamles grundet Corona-virus)

Sted: Fælleshuset Byhaverne - Referent: Susan

1.  Godkendelse af dagsorden.

2.  Nyt fra formand (meddelelser)

     a. Hussalg og antal på vores venteliste

     b. Toiletbygning

3. Nye affaldsordninger

4.  Økonomi ved Anni

5.  Byggeansøgninger til godkendelse

      Have 4: Tilbygning godkendt i henhold til fremsendt tegning af 9. april 2020

      Have 12:  Tilbygning godkendt efter, at den er rykket 2,50 meter ind fra midt hæk til udvendig

       udhæng.

6.  Toiletudvalg

Toiletudvalget har udarbejdet følgende rengøringsplan for 2020:

  • toilettet rengøres 2 x ugentligt
  • rengøringsartikler inklusiv engangshandsker forefindes i skab til højre i toiletrum
  • via elkedel i fælleshus - opvarmning af vand
  • affald /poser fra toilet bedes afleveres i beholder til højre mellem toiletbygning og redskabsskur
  • alle rengøringsartikler er miljø godkendte - ekstra desinficerende dog nødvendigt og indkøbt i relation til Corona krisen
  • Samtlige toilet artikler er på lejebasis - den godkendte dispenser aftale er ophængt på opslagstavler i haven - please vær god ved tingene

 

Ugeplan for rengøring 2020 mandag til søndag 2 x ugentligt:

Uge 24 have 1, uge 25 1a, uge 26 1b, uge 27 1c, uge 28 2, uge 29 3, uge 30 4, uge 31 5, uge 32 6, uge 33 7, uge 34 8, uge 35 9, uge 36 10, uge 37 11, uge 38 12, uge 39 13, uge 40 14, uge 41 15, uge 42 18, uge 43 19, uge 44 20. 

 

Plan for rengøring starter i 2021 med Have 2a, 21.

7.  Fællesarbejde

     a. Evaluering af fællesarbejde 10. maj

     b. Næste fællearbejde er den 7. juni

8.  Bestilling af container til hækaffald m.v. (fra fællesmødet: fortsat 2 gange årligt og gerne 14 dage hver gang)                          

9.  Evt.

  • Skt. Hans Fest??  
  • Dato for fællesmøde
  • Skal vi indkalde til et ekstra stort fællesmøde for at få malet fælleshus m.m.

10.Næste møde

HAVEFORENINGEN BYHAVERNE

 

*

Ad 1)

Dagsorden godkendt.

 

Ad 2)

a)     Følgende haver solgt: 2, 20, 28, 23.

b)    Toilet bliver åbnet Kr. Himmelfartsdag – VVS firma sørger for påsætning af måler.

 

Ad 3)

Vedrørende den varslede affaldssortering/ordning fra Vand & Affald Svendborg Kommune efteråret 2020  er det aftalt at Søren kontakter projektleder Dorte Eg Auerbach snarest med henblik på et planlægningsmøde for Kolonihavernes retningslinjer, antal spande, placering i forhold til tømning i åbningsperioderne.

 

Ad 4)

Anni fremlagde udskrifter.

 

Ad 5)

Have 4:  godkendt

Have 12:  godkendt.

 

NB. Spørgsmål vedrørende nybygning/renovering stilles til formanden Søren og enhver nybygning og renovering skal formanden involveres, så der ikke opstår tvivl med efterfølgende godkendelse.

 

Ad 6)

Toiletudvalg: Vanessa have 35, Ella have 33, Susan have 29 :

Toilettet bliver åbent Kr.Himmelfartsdag d. 21.maj 

 

Retningslinjer for rengøring af toilettet ved fælleshuset samt rengøringsplan for samtlige haver fra uge 24 bliver dels udsendt via fællesmail og ophængt på toilettet.

 

 

Ad 7)

Fællesarbejde d. 10. maj forløb udmærket med overholdelse af Sundhedsstyrelsens retningslinjer.

Næste fællesarbejde søndag d. 7. juni.

 

 

Ad 8)

Container til haveaffald bestilles fra d. 22-06 til 06-07 – denne gang 14 dage.

 

Ad 9)

Eventuelt:

  • Der åbnes op for Sankt Hans fest tirsdag d. 23. juni med fokus på overholdelse af Sundhedsstyrelsens retningslinjer. Vi håber på godt vejr så vi kan være uden for, foreningen køber kul til grill.

 

  • Forslag til kommende fællesmøde: søndag d. 30. august fra kl. 17:30 – vi tænder grill op, medbring egen forplejning – nærmere information følger.

 

 

  • Maling af vinduer i fælleshus – vi ser tiden an, kunne eventuelt blive ved en af de kommende fælles arbejder.

 

  • Der må IKKE tændes bål i haverne – alle olietønder SKAL fjernes – dog er det tilladt have tænde op i bål fad.

 

  • Bestyrelsen henstiller til at lågen ved hovedindgangen står åbent fra kl. 9-18:30.

Kun bestyrelsen har tilladelse til at hænge opslag på lågen ved hovedindgangen og låge ved cykelsti. Benyt opslagstavlerne, hvis du har noget du ønsker at sige og med navn. TAK.

 

  • Bestyrelsen henstiller til ikke at vælge høje lukkede havelåger.

 

 

Ad 10)

Næste bestyrelsesmøde aftales efter behov

HAVEFORENINGEN BYHAVERNE

 

.

Bestyrelsesmøde 04-04-2020

Referat fra bestyrelsemøde d. 04-04-2020 kl. 15:00.

Deltagere: Formand Søren Brøndum Hansen, kasserer Anni Siehr Petersen, næstformand Susan Henneberg

Sted: Fælleshuset Byhaverne

Referent: Susan

Dagsorden:

  1. Godkendelse af dagsorden
  2. Konstituering af bestyrelsen med næstformand og referent
  3. Nyt fra formanden (meddelser)

a)      Hussalg og antal på vores venteliste

b)      Toiletbygning

  1. Økonomi ved Anni
  2. Byggesager
  3. Toiletudvalg
  4. Fællesarbejde
  5. Vandudvalg
  6. Evt
  7. Næste møde
  8.  

Ad 1)

Dagsorden godkendt.

Ad 2)

Nyt bestyrelsesmedlem Susan Henneberg valgt som næstformand og referent.

Ad 3)

Meddelelser fra formanden a + b:

  • Afventer fortsat indkaldelse fra Vand & Affald Svendborg Kommune vedrørende affaldssortering.
  • Hussalg: Have 26 og 3 solgt i henholdsvis februar og marts 2020
  • Status venteliste d.d.: 4
  • På grund af Corona krisen er toiletprojektet forsinket – afventer ibrugtagnings tilladelse fra Svendborg Kommune dog vil tømningsrør bag toiletbygningen formentlig blive klar efter Påske. Låg på tømningsrør vil blive etableret +(for en sikkerhedsskyld) slange til spuling af toilet inklusiv skab til denne bliver bygget. Både toilet, tømningsrør og slange vil blive sikret med hængelås med koden 2020.

Ad 4)

Økonomi: Status pr. 03-04-2020 drift: 101.217,45 Kr. Følger budgettet. Alle har betalt haveleje for 2020.

Ad 5)

Have 33: Godkendt udvidelse af havestue og have pavillon.

Have 11: byggeprojektet er efter korrektion og billeddokumentation nu godkendt.

 

Spørgsmål vedrørende nybygning/renovering stilles til formanden Søren og enhver nybygning og renovering skal formanden involveres, så der ikke opstår tvivl med efterfølgende godkendelse.

Ad 6)

Toiletudvalg: Vanessa have 35, Ella have 33, Susan (Trine og Kasper) have 29 :

Til det nyetablerede toilet er indkøbt sæbe dispensor, hånd desinficerende dispenser, lukket papir toiletholder, beholder til papirservietter, beholder til hygiejneposer, affaldsspandt, spejl – tilbehør af sæbe, rengøring mm vil selvfølgelig være miljøgodkendte mærker. Der vil ligeledes blive etableret en ’tavle* til markering af rengøringsdatoer.

Plan for rengøring udsendes når godkendelse for ibrugtagning af toilet kommer fra kommunen.

Ad 7)

På grund af Corona krisen fravælges bod ved fravær – der er lagt liste i fælleshuset, hvor der frivilligt kan tilmeldes fællesopgaver i perioden fra d. 5/4 – 10/4-2020.

Navn på holdleder kommer når vi har overblik over Corona/krise/situationen.

Ad 8)

Bestyrelsen TAKKER VANDUDVALGET for deres STORE ARBEJDE med etablering af nye vandmålere i samtlige haver – STOR TAK J

Ad 9)

Udskiftning af 2 stk vinduer ved køkken i fælleshuset.

Ad 10)

Fremtidige møder aftales efter behov.

Referat af 3. januar 2020

Dagsorden til og referat af bestyrelsesmøde

Dato:  3. januar 2020

Sted:   hos Anni Walkendorffsvej 70

Tid:      kl. 15:00

Til stede er: Søren formand, Mads-Emil og Anni.

1. Godkendelse af dagsorden, der blev sat under mødet.

Godkendt.

2. Godkendelse af referat fra sidste møde 2. oktober 2019

Godkendt.

3. Nyt fra formand / meddelelser

Ingen meddelelser.

4. Økonomi ved Anni

Svendborg Kommune tilslutningsafgift kloak m.v. og Kværndrup entreprenørforretning er betalt      fra vand/vedligeholdelseskontoen.

Der er udsendt opkrævninger til medlemmerne på haveleje 2020, forbrug af el, vand forsikring m.v. Der er fastsat sidste rettidige betalingsdato 6. januar 2020. Der er modtaget "klager" vedr. bod for udeblivelse til fællesarbejde. Det medtages til behandling på vores fællesmøde den 6. januar. For så vidt angår dækning af vandspild er alle medlemmer opkrævet for 1 m3 ekstra.

Kolonihaveforbundets opkrævning vedr. forsikringer i vores koloni er modtaget for perioden 1/1 til 31/3  tillige med ny police for samme periode. Policen vedhæftes referatet ved udsendelse. (Der fremkommer jo så en ny police igen 1/4 dækkende 1/4 2020 til 31/3 2021 - sendes ud til medlemmerne, når den modtages)

5. Planlægning af fællesmøde 6. januar.

Fællesarbejde - liste med datoer og haver er udsendt. Holdleder kan først påføres efter generalforsamlingen.

Der er ikke pr. dato modtaget forslag til diskussion fra medlemmerne.

Formanden ønsker en rengøringsplan for vores nye toiletbygning.

Retningslinjer for afbud ved fællesarbejde.

Vandudvalg, byggeudvalg, fælleshusudvalg, festudvalg .......

Vandspild (56 m3), vandmålere - flere ses ikke at være afmonteret for vinteren

Haveaffald/containere. 2xcontainere i 2019 har kostet kr. 1.552,50 og kr. 1.522,50.

6. Planlægning af generalforsamling 10. marts

Der skal findes en dirigent til generalforsamlingen.

Bestyrelsen foreslår, at der vælges 2 bestyrelsessuppleanter, som deltager i  bestyrelsesmøderne og som kan varetage enkelte funktioner, som uddelegeres af formanden.

Formanden er valgt for 2 år i 2019. Valg af kasserer for 2 år - Anni modtager genvalg. Der skal vælges 1 bestyrelsesmedlem og 2 bestyrelsessuppleanter. Der skal Indkaldes skriftligt med mindst 30 dages varsel = senest 8./9. februar. Forslag skal være formanden i hænde senest 21 dage før generalforsamlingen afholdes =18. februar. Indkomne forslag udsendes senest 8 dage før generalforsamlingen = 2. marts.  Anni sørger for at udfærdige indkaldelse med dagsorden og sende den ud til medlemmerne.

7. Byggeansøgninger

 Have 33 - udsat

 Have 12 - udsat

8. Evt.

Intet under eventuelt

9. Næste møde - fastsættes efter fællesmøde er afholdt.

Anni Pedersen                                          Søren Brøndum

referent                                                    formand