Forretningsorden for bestyrelsen, HF Byhaverne

Forretningsorden underskrevet 28. april 2019

                                                                                                                                   

 

 

1.      KONSTITUERING

Umiddelbart efter afholdelse af en ordinær generalforsamling, eller en ekstraordinær generalforsamling, hvor der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning, afholder bestyrelsen konstituerende møde, hvor næstformand og sekretær udpeges.  Arbejdsopgaver fordeles ved behov.

 

  1. 2.      KOMMUNIKATION

Gældende kommunikation bestyrelsen imellem foregår på møder eller via e-mail.

 

Kommunikation med medlemmerne og eksterne parter foregår ved personligt fremmøde eller på mail. Ved afsendelse af mail sættes alle i bestyrelsen på BCC.

 

3.      INDKALDELSE TIL BESTYRELSESMØDER

Bestyrelsesmøder afholdes i henhold til foreningens vedtægt og indkaldes skriftligt (på mail) af formanden med mindst 7 dages varsel og dagsorden for mødet skal medfølge.  Varslet kan dog nedsættes, hvis det er nødvendigt i særlige tilfælde. 

 

Medlemmer af bestyrelsen kan begære indkaldelse til ekstraordinært møde vedr. et angivet emne. Begæring herom fremsættes skriftligt (på mail) til formanden med en redegørelse for det, der ønskes behandlet.

 

Bestyrelsen kan anmode om, at få punkter sat på bestyrelsesmødets dagsorden. Sådanne emner skal være formanden skriftligt i hænde senest 10 dage før mødets afholdelse.

 

Såfremt et medlem er forhindret i at deltage ved et indkaldt bestyrelsesmøde, meddeles der afbud til formanden, i dennes fravær næstformanden, snarest muligt efter modtagelse af indkaldelsen.

 

Bestyrelsesmøderne kan i sæsonen afholdes i fælleshuset og uden for sæsonen på skift hos bestyrelsesmedlemmerne.

De ordinære møder afholdes ca. en gang hver måned i sæsonen, herefter ca. hver anden måned.

 

Faste punkter på dagsordenen:

1. Godkendelse af dagsorden

2. Underskrift af referat fra sidste møde

3. Nyt fra formand

4. Økonomi ved kassereren

5. Evt.

6. Næste møde

 

Det forventes, at bestyrelsens medlemmer deltager i alle møder. Suppleanter er velkomne til at deltage i bestyrelsesmøderne og bestyrelsesarbejdet, men i tilfælde af afstemning har de ikke stemmeret. Afbud meddeles til formanden.

 

 

4.      BESTYRELSESMØDERNES AFVIKLING

Formanden leder bestyrelsesmøderne, og som ordstyrer sørger formanden for, at deltagerne har mulighed for at komme med deres opfattelse og begrundelse til punkterne, så emnerne bliver behandlet på en udtømmende måde. Ordstyreren afgør, hvornår

han/hun finder punktet uddebatteret og formulerer derefter konklusionen.

 

Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mødet er lovligt indkaldt og mindst 2 medlemmer er til stede.

 

Afgørelser træffes med simpel stemmeflerhed. Et bestyrelsesmedlem har pligt til, ufortøvet, at underrette den øvrige bestyrelse om forhold, der kan rejse tvivl om vedkommendes habilitet. Den øvrige bestyrelse træffer derpå afgørelse om, hvorvidt vedkommende skal anses for værende inhabil i den pågældende sag.

 

 

5.      REFERAT

Det er sekretærens opgave at tage referat af bestyrelsens drøftelser og beslutninger. Af referatet skal fremgå:

  • Mødets lovlighed og beslutningsdygtighed
  • Deltagere samt fraværende
  • Dagsordenen med beslutninger for hvert enkelt punkt samt væsentlige synspunkter, oplysninger og afvigende meninger der ønskes tilført referatet.

 

Referatet udsendes til samtlige bestyrelsesmedlemmer indenfor 12 dage. Referatet forelægges bestyrelsen til godkendelse via mail.  Referatet offentliggøres for medlemmerne (dog ikke personsager) via mail senest 3 uger efter afholdt bestyrelsesmøde.

 

  1. 6.      SÆRLIGE FORHOLD OG FORPLIGTELSER

Det understreges, at bestyrelsens medlemmer er forpligtet til at udøve deres virke under ansvar for Foreningsvedtægten, Kredsvedtægten, Kolonihaveforbundets vedtægt, Kolonihaveloven samt pålæg i øvrigt fra udlejer eller offentlige myndigheder.

 

Et hvert bestyrelsesmedlem forventes at optræde loyalt over for den øvrige bestyrelse.

 

Bestyrelsen og medlemmer af udvalg under bestyrelsen har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad de måtte erfare af personlig og økonomisk art i deres egenskab af bestyrelses- eller udvalgsmedlemmer, medmindre anden beslutning træffes af bestyrelsen. Et udtrædende bestyrelsesmedlem skal til enhver tid iagttage sin tavshedspligt. Hvis et bestyrelsesmedlem bryder sin tavshedspligt eller optræder groft illoyalt i forhold til den øvrige bestyrelse, kan denne udtrykke sin mistillid til vedkommende. Fratræder vedkommende af den årsag, indtræder suppleanten.  

 

Udtræder et medlem af bestyrelsen, skal vedkommende til bestyrelsens formand tilbagelevere materiale af fortrolig karakter, som han/hun har modtaget i sin egenskab af bestyrelsesmedlem, herunder eventuelle genparter, kopier (inkl. digitale kopier) etc. af samme. Materiale modtaget elektronisk skal slettes.

 

7.      TEGNINGSRET OG BANKFORBINDELSE

Foreningen benytter Arbejdernes Landsbank.

 

I økonomiske forhold tegnes foreningen af formand og kasserer i fællesskab. Dankort udstedes til  kasserer. Ved brug af dankort skal den part, som ikke ejer dankortet, signere kvitteringen.  

 

 

8.      BERETNING OG ÅRSREGNSKAB

Før ordinær generalforsamling gennemgår bestyrelsen udkast til formandens beretning for  det forløbne år.

 

Udkast til årsregnskabet udarbejdes af kassereren og forelægges for revisionen så betids, at det af revisionen gennemgåede årsregnskab, kan udsendes til bestyrelsen senest 3 (tre) uger før udsendelsen til medlemmerne.

Årsregnskabet behandles herefter på et bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen påser, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med vedtægten og gældende lovgivning.

 

Således vedtaget på bestyrelsesmøde den 28. april 2019

 

                                                                                                                                                          

I bestyrelsen:   

 

Søren Brøndum                  Maya Boye                         Anni Petersen

formand                              næstformand                      kasserer

Bestyrelsens arbejdsfordeling

Bestyrelsens arbejdsfordeling

 

Formand:

Tegner foreningen udadtil i fællesskab med kasserer.

 

Har sammen med kasserer ansvaret for registrering af nye medlemmer/medlemssystemet.

 

Leder den daglige forretningsgang i henhold til bestyrelsens beslutninger, udtaler

sig på foreningens vegne.

 

Er ansvarlig for, at bestyrelsens beslutninger udføres på den måde, bestyrelsen har

tænkt sig det gjort.

 

Byder velkommen ved møder og generalforsamlinger og leder valg af dirigent.

 

Aflægger beretning og afslutter generalforsamling.

 

Næstformand:

 

Indtræder som formand under sygdom eller efter aftale

med den siddende formand.

 

Kasserer:

 

Fører foreningens regnskab og er ansvarlig for medlemskartotekets ajourføring

(navn, adresse, indbetaling).

 

Har sammen med formand ansvaret for registrering af nye medlemmer/medlemssystemet.

 

Har ansvar for opkrævning af kontingent og udsendelse af rykkerbreve efter lejekontraktens bestemmelser.

 

På hvert bestyrelsesmøde redegør kassereren for den økonomiske udvikling og

fremlægger en mundtlig/skriftlig oversigt over alle udgifter og indtægter indtil

opgørelsestidspunktet.

 

Er ansvarlig for at komme med forslag til ændringer i planer og budget, når den økonomiske udvikling nødvendiggør dette.

 

Fremlægger budgetforslag til vedtagelse i bestyrelsen før generalforsamling.

 

Fremlægger regnskab for revisorer og aflægger regnskabsberetning på generalforsamling.

 

Sekretær:

 

Skriver referat ved bestyrelsesmøder.

Hjemmeside:

 

Vedligeholdes af Anni/Maya

 

 

Godkendt af bestyrelsen på sit møde den

 

Søren Brøndum                                    Maya Boye                        Anni Petersen

formand                                                  næstformand                    kasserer